Mission générale : Mettre en place, suivre et faire évoluer un dispositif de contrôle de gestion des coûts opérationnels et être responsable de :

• Piloter la performance économique des opérations
  • Co-construire le budget et en assurer le suivi 
  • Optimiser le processus d’élaboration et de suivi budgétaire
  • Suivre les écarts budgétaires par type de prestation (revue de coûts)

• S’assurer de la fiabilité des tarifs et indices permettant la facturation
  • Assurer la fiabilité des données de facturation des opérations dans le système

• Réaliser des tableaux de bord et analyses:
  • Créer et animer des tableaux de bord : analyse des coûts, modélisation des coûts, optimisation
  • Suivre des indicateurs de performance économique des coûts opérationnels
• Participer aux appels d’offre (intégration dans le SI)
  • Assister à la création, au lancement et au suivi administratif des appels d’offres,
  • Assister à la rédaction et au suivi des marchés
  • Mettre à jour des données contractuelles dans le système d’information pour la gestion des prestataires
  • Etablir le système tarifaire, la définition et l’application des clauses de révisions tarifaires
• Gérer les soutiens financiers :
  • Assurer l’édition et la publication des soutiens financiers
  • Garantir la conformité des données
  • Contrôler et corriger les écarts de données
  • Optimiser la gestion de l’activité dans une démarche d’amélioration continue

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous collaborez étroitement avec la direction de l’Exploitation et la Direction Marketing & Communication.  Vous assurez la coordination des activités et la gestion administrative de ces directions, jouant un rôle clé dans la réussite de notre structure.

Vos principales missions

Assistance de direction et coordination des équipes :

• Gérer et coordonner les agendas des Directeurs, en veillant à l’optimisation de leurs priorités
• Organiser les déplacements professionnels des directeurs et de leurs équipes : réservations, logistique et suivi de facturation
• Préparer, organiser et participer aux réunions, comités et événements internes ou externes (ex : groupes de travail, séminaires d’équipe, assisses…)
• Préparer, rédiger les supports de réunions
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions, puis assurer le suivi des actions décidées le cas échéant
• Gérer les mails, appels téléphoniques, le courrier ainsi que les communications administratives
• Assurer le classement, l’archivage et la confidentialité des documents et informations traités
• Préparer et traiter les notes de frais
• Assurer des échanges en transversalité avec les autres directions en fonction des sujets
• Assurer la suppléance des autres assistantes de direction de l’entreprise en cas d’absence

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire :

• Créer les demandes d’achat des directions dans SAP, sur la base des devis et contrats transmis par les équipes
• Suivre le processus de validation des demandes d’achat et réceptionner les bons de commande
• Transmettre les bons de commande aux fournisseurs et les archiver dans les dossiers concernés
• Vérifier et valider la conformité des factures, en lien avec les équipes internes et les fournisseurs
• Assurer le suivi de la facturation, des engagements et des budgets des deux directions
• Mettre à jour les tableaux Excel de suivi des commandes et des dépenses
• Organiser un reporting régulier avec les directions sur le suivi budgétaire

Au sein de la Direction Administrative et Financière, vous aurez pour principale mission de participer au contrôle de gestion et budgétaire de la société :

• Assurer le suivi complet du P&L de plusieurs activités
• Contrôler et analyser les coûts opérationnels (logistique, traitement, gestionnaires de déchets) en lien avec les équipes opérationnelles
• Réaliser l’analyse de l’ensemble des coûts fixes et variables de plusieurs Directions de la société, en collaboration avec les Directeurs concernés
• Participer activement aux travaux de clôture annuelle et trimestrielle
• Elaborer, animer et suivre les divers cycles budgétaires (Budget, Prévision…)
• Mettre en place des outils et indicateurs de contrôle de gestion et en assurer le suivi
• Contribuer aux études de contrôle de gestion (Business Plan, coûts de revient…)

Chefferie de projet
–    Accompagner les clients internes de la Direction de l’Exploitation (DEX) dans l’identification des projets émergents ;
–    Réaliser les pré-études d’opportunités et de faisabilité (impacts économiques et techniques) ;
–    Superviser les projets dans le respect des délais, budgets et exigences qualité, à partir des standards métier :
–    Définition des objectifs, des jalons et des livrables ;
–    Animation des instances de pilotage incluant les différentes parties prenantes (Kick off, COPIL, COPROJ, Clôture, RETEX) ;
–    Gestion planning (gestion des interdépendances des livrables et chemin critique) ;
–    Affectation des tâches aux équipes métiers et suivi de leur exécution ;
–    Suivi budgétaire ;
–    Piloter les risques, les plans de mitigation et de contingence ;
–    Assurer le reporting périodique ;
–    Accompagner les équipes métiers pour qu’elles délivrent la documentation Qualité des processus impactés par les projets réalisés ;
–    Coordonner et réaliser les expressions de besoin avec les équipes métiers et/ou IT, les valider.

Expertise opérationnelle
–    Être l’interface des projets d’autres organisations impactant les activités de la DEX.

Référent(e) Métier IT
–    Gérer la cohérence et la priorisation des évolutions IT de la DEX ;
–    Contribuer aux projets IT (amélioration des solutions et tests d’évolution, relevés et résolution des débogages).

Amélioration continue
–    Identifier les optimisations possibles dans le pilotage des projets (méthodes et outils digitaux) et les mettre en application ;
–    Contribuer au développement des méthodes et outils internes et participer à la montée en compétences des équipes ;
–    Veiller à la mise à jour du Système de Management de la Qualité sur les processus de Gestion de Projets.

POSTE

En tant que Business Process Manager, vous jouez un rôle clé dans l’optimisation et la transformation des processus métiers. 

Vos responsabilités incluent :

Pilotage et formalisation des processus (Business Process Owner/Manager)

• Piloter la cartographie, la remise à plat et la structuration du référentiel de processus de l’entreprise
• Accompagner les responsables de processus de chaque direction dans la formalisation de leurs procédures et modes opératoires (MODOP), garantir la qualité et la fiabilité de la documentation produite, et animer le réseau de référents pour faire vivre les processus
• Maintenir une cartographie des processus fiable et à jour en fonction des évolutions organisationnelles
• Contribuer à l’élaboration des plans d’audits internes, piloter les revues de processus et identifier les étapes de contrôle dans les process.
• Proposer, mettre en place et faire vivre un référentiel élargi de performance permettant d’animer une démarche autour des enjeux environnementaux, sociaux, économiques et éthiques
• Garantir la convergence entre le référentiel BPM et les standards de processus du Responsable Lean, en lien avec le PMO, et arbitrer les éventuelles tensions ou redondances entre les deux référentiels.
• Définir et suivre des indicateurs de performance (KPI) relatifs à la maturité et à l’usage du référentiel de processus.

Gestion des connaissances

• Initier et déployer une démarche de gestion des connaissances et des modes de fonctionnement des collaborateurs internes : identifier les besoins des équipes et cartographier les sources d’information existantes et/ou nécessaires.
• Accompagner les équipes métier dans la rédaction de la base documentaire, valider les supports avec les services concernés avant publication et communiquer sur la disponibilité des informations (mises à jour, nouvelles publications).
• Assurer la transmission des connaissances auprès des équipes via les canaux internes (intranet, base de connaissances…) pour simplifier l’expérience collaborateur, en assurant le lien direct avec le référentiel de processus.

Missions :

Vous accompagnerez l’équipe stratégie dans la réalisation d’études et le suivi de projets stratégiques.

Vous contribuerez à la collecte, l’analyse et la synthèse de données destinées à alimenter la réflexion stratégique et à soutenir la prise de décision.

Vous participerez activement aux travaux d’analyse, de benchmark et de reporting menés par la Direction de la stratégie, en appui du Responsable études et projets stratégiques.

Plus précisément, vous serez notamment en charge de :

• Contribuer aux travaux d’analyse et d’aide à la décision de la Direction de la stratégie
• Participer au suivi de l’avancement des projets stratégiques et à la préparation des points d’étape
• Réaliser des études (benchmarks, analyses de marché, veille concurrentielle, cartographies, etc.) en appui du Responsable études et projets stratégiques
• Participer à la coordination entre les différentes directions et parties prenantes internes
• Contribuer à la collecte, la consolidation et l’analyse de données internes et externes (indicateurs, études sectorielles, bases de données)
• Préparer des notes de synthèse, présentations et supports pour les équipes et la gouvernance
• Participer à la capitalisation des connaissances et à l’enrichissement des outils/méthodologies de l’équipe